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1.3 文件适宜性评价
企业建立环境管理体系时编制了一套程序文件，但是运行时会发现实际情况或许与当初设想的有出入；又或者企业机构和职责因有调整而发生变化，对这些情况都应该即使作出相应的文件评审和修改。如审核时发现有企业建立体系之后部门有所调整，但相关的教育培训程序文件却没有更新，企业缺少对应急准备和响应后的文件适用性评价，使得程序文件流于形式，成为一纸空文。ISO14001环境管理体系是个文件化的体系，它强调是文件的适宜性、符合性和可行性，并要体现出其充分性和有效性，因此文件要适合企业自身的特点，与时俱进，不断提高企业的管理水平和改善运行机制。
这里讲述的息指与环境因素及环境管理体系有关的息，如与环境因素有关的法律改变了、生产工艺调整后废水成分的变化，有关化学物质的毒性、数据；环境管理代表的任免、环境管理方案实施中的困难等等都可成为环境息交流的内容。
内部息交流应确保各部门、各层次间的及时有效的沟通，可体现在各层次、各部门之间的协作上，如技术部门与生产部门的合作，保证环境因素不仅得到良好控制，而且技术经济指标也得以不断的改进，又如环境管理者代表并不对各部门直接负责，但要对组织的环境事务进行的管理，这就要求各部门向环境管理代表上报有关事宜，环境管理者代表是通过组织的相互联系开展其业务活动。内部息的迅速是体系运行的另一项重要内容，任何息的停滞和不畅都可能使体系运行失效。
外部交流是标准特别强调的，即组织要重视相关方的要求，随着环境意识的提高，环境问题引起人们越来越多的关注，有关环境事件的投诉增多，组织的环境形象已成为市场竞争的必要条件。一个组织如何对待这些问题，反应出组织对环境的总体态度。外部息的交流包括以对所有环境事件、环境意见的处理及反馈。这些过程应有记录。
应急准备和响应程序的更新
企业在演练或事故发生后要及时评审和修订应急准备和响应措施，寻找差距所在，寻求机会，实现更进一步的改进。在完成演练预案或事故发生后，总能发现应急准备和响应程序上的不足和措施准备上欠缺的地方。不断地更新程序，提出改进建议和措施，为将来运行体系打下良好充分的基础，体系的实施也就有了可靠、有力的保障。
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